Saya tidak sedang mendiskreditkan seseorang. Apalagi, masa kekanakan itu sudah selesai. Tetapi, judul ini tepat menggambarkan apa yang hendak saya ceritakan. Tujuan dari penulisan ini supaya penggunaan blog bisa lebih efektif. Sekali lagi, ini adalah sebuah coretan pribadi tanpa mengaitkan dengan kebijakan Universitas dan ditulis berdasarkan ingatan. Belum tentu akurat 100%.

Sekelebat Masa Lalu

Sekelebat Masa Lalu

Salah satu alasan yang mendemotivasi kami untuk mengurus blog adalah alasan bahwa blog UI, baik Blog Staff maupun Blog MHS dibuat untuk menaikkan ranking di Google mau pun Webometrik. Padahal, rencana blog ini sudah ada sebelum UI masuk ke percaturan Webometrik. Kami telah lama menimbang-nimbang apa saja yang diperlukan.

Berbagai eksperimen telah dilakukan di masa lalu sebelum blog dipublikasikan. Berbagai mesin sudah pernah dicicip. Dari Mambo/Joomla, XOOPS, bahkan hingga Drupal. Saya waktu itu sebenarnya memilih antara XOOPS dengan Drupal. Hanya saja, XOOPS belum familiar dan granularitas dari kontrol keamanannya masih asing. Drupal juga sama, sih, taxonomy-nya bujug buneng susahnya.

Oh, ya, pada masa itu sebelumnya telah terjadi perang saudara (lebay memang) antara penggemar Drupal dan Mambo (sekarang bernama Joomla!). Iang sebagai pendakwah Drupal dengan meyakinkan memenangkan hati kami. Saya, sih, secara pribadi tidak bisa PHP. Tapi dari statistik jumlah situs UI yang diserang, Joomla memang rajanya sasaran empuk. Saya pun setuju dengan Drupal.

Saya bukan pengembang web, yang saya butuhkan sebuah sistem yang dengan mudah dijaga. Drupal 4.9 jauh lebih aman dibandingkan dengan Mambo/Joomla. Hanya saja, Drupal 4.9 memiliki sebuah cacat fatal: antarmukanya lebih ditujukan kepada pengembang lanjutan dibandingkan pengguna biasa. Waktu itu menyunting tulisan di Drupal seperti menulis dengan menggunakan Notepad. Belum lagi ketika harus memasukkan gambar.

Karena penggunaan internal dan belum dipublikasikan, kami sempat mengabaikan blog. Apalagi, blog bukanlah bagian dari tugas kerja kami, sampai kini pun tidak. Untungnya FeHa mengangkat kembali ide tentang blog. Lalu dia mengusulkan:

Judul Re: realisasi blog
Pengirim Ferry Haris
Penerima Gladhi Guarddin, Jan Peter Alexander
Tanggal 30.10.2006 19:32
ok deh klo gitu....
untuk engine, Harvard dan edublogs menggunakan engine berikut:

http://mu.wordpress.org/

Ya, itulah cikal mula Blog Staff dan Blog MHS. Ah, ini kenangan pertama kali mendapatkan surel dari realisasi tersebut:

Judul New go.blog.ui.edu Blog: :: JP Banyak Kerjaan ::
Pengirim go.blog.ui.edu
Penerima Jan Peter Alexander
Tanggal 28.11.2006 10:29
Hi,

Blog Anda go.blog.ui.edu telah dibuat di:
http://go.blog.ui.edu/jpmrblood/

Berikut ini adalah akun administrator blog Anda:
 Username: jpmrblood
 Password: 39063c
Alamat Login: http://go.blog.ui.edu/jpmrblood/wp-login.php

Selamat berkarya

--Orang-orang stres @ go.blog.ui.edu

Setelah proses uji coba selesai, blog mengalami fase kedua.

Proses Inovasi dan Birokrasi

Proses birokrasi teknologi informasi di Universitas Indonesia cukup sederhana. Hal ini di satu sisi membukakan berbagai peluang dan inovasi. Tetapi, ini juga membuat sebuah problem. Setiap peluang teknologi informasi tanpa dasar SK Rektor (dalam sistem informasi) kurang memiliki dukungan kuat. Maksudnya dukungan tidak kuat itu adalah keberadaannya bisa hilang sewaktu-waktu misalnya bila pemeliharanya pindah kerja atau jadi Bapak/Ibu Rumah Tangga.

PPSI dan UI menurut saya sudah memberikan kesempatan besar untuk kami berinovasi. Sebagai bentuk tanggung jawab inovasi tersebut, tentang blog ini kami pikir ada hal-hal yang perlu dilakukan. Terutama untuk melindungi UI yang dengan niat baik mau mengadakan blog untuk para sivitasnya dan  untuk melindungi sivitas UI sendiri.

Salah satu pelindung kuat yang diciptakan adalah Disclaimer. Laman terpenting yang melindungi penulis dan penyedia (pihak UI) ini sempat kami pikir untuk digodok oleh bagian legal UI. Tetapi, waktu itu blog masih merupakan eksperimentasi, jadi kami takut sesumbar.

Untungnya Adin waktu itu mengambil laman Disclaimer dari Hotspot UI dan menjadikannya laman untuk blog UI. Tulisan disclaimer ini cukup untuk melindungi walaupun secara tulisan masih banyak kekurangan di sana-sini. [kami bukan orang hukum, jadi maaf bila tulisan agak acak kadut… :P]

Masalah berikutnya adalah penyediaan blog untuk mahasiswa. Sampai saat ini masih belum ada kesepakatan apakah akun UI mahasiswa tetap ketika ia sudah lulus. Ini sangat sulit untuk dijawab dan alasan utama keengganan mahasiswa untuk menggunakan Blog Mhs UI. Masuk akal, sih, menurut saya, kalau mereka mempertanyakan kelangsungan hasil karya mereka.

Pimpinan PPSI secara informal memberikan gestur untuk mereka tetap bisa menggunakan Blog MHS. Hal ini membuat sampai saat ini kami membiarkan mereka dan akan tetap berniat seperti itu. Apalagi, mahasiswa UI cerdas dan cukup menjaga nama baik UI. Bahkan, ada tulisan-tulisan mereka yang membanggakan sehingga kami pun sebisa mungkin mempertahankan hak mereka untuk menulis sekalipun mereka sudah lulus.

Solusi lain untuk melindungi blog mereka adalah kami menyediakan perkakas untuk mengimpor/ekspor blog. Baik di Blog Staff maupun Blog MHS, kami sudah menyediakan mekanisme sehingga apabila sivitas akademika UI hendak pindah dari Blog Staff atau pun Blog MHS, kami dapat bantu.

Kami berharap, mereka seharusnya tak perlu kuatir tentang tulisan mereka. Kecuali kalau ruang server terbakar, blog mereka tersimpan baik dalam back up berkesinambungan. Dan apabila terjadi hal-hal yang tidak menyenangkan, tulisan mereka dapat diselamatkan dan ditaruh ke tempat lain. Setidaknya ini strategi yang kami sediakan.

Ada sebuah alasan kuat mengapa blog begitu diperjuangkan. Inilah sebenarnya salah satu visi ketika saya dan tim membicarakannya. Lebih tepatnya, ini alasan saya untuk tetap mengurus blog hingga kini.

Blog Sumber Pengetahuan

Ketika dalam kelas Knowledge Management, kami disuruh meneliti tentang sistem KM yang ada. Kelompok saya (bukan saya :P) memilih situs Microsoft untuk diteliti. Hal yang menarik, ternyata di dalam Microsoft sebelum ada Sharepoint, mereka ada Knowledge Base. Knowledge Base adalah  sebuah sistem tanya jawab yang melibatkan poin.

Setiap pertanyaan diberikan lebih dari satu solusi. Setiap solusi diberi poin sehingga ketika ada solusi yang paling banyak dipilih, solusi tersebut menjadi solusi yang terbaik. Solusi tersebut kemudian dipakai di dalam Help Center sebagai solusi yang direkomendasikan.  Mereka juga memliki Whitepaper dan beberapa dokumen lainnya. Lalu, mereka menyediakan pula manual. Dan tentunya, terakhir, mereka menyediakan hotline.

Dari sana saya menemukan bahwa kesulitan dalam mengonversikan dari tacit ke dalam pengetahuan eksternal atau pun sebaliknya adalah proses penangkapan itu sendiri. Proses ini memiliki faktor dominan yakni budaya tempat aktor (manusia yang terlibat dalam proses konversi. Artinya, kualitas konversi bergantung penuh terhadap budaya setempat. Budaya setempat merupakan sesuatu yang bisa berubah, tetapi tetap tidak bisa dipaksakan.

Spektrum Dokumentasi Formal dan Informal

Spektrum Dokumentasi Formal dan Informal

Sudah umum diketahui bahwa bangsa kita memiliki budaya verbal. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi banyak orang, termasuk penulis, untuk mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki. Bahkan, dengan Bahasa Indonesia menjadi bahasa kelas tiga di negeri sendiri, setelah bahasa prokem dan bahasa Inggris, membuat bahasa menjadi kesulitan tersendiri untuk mendokumentasikan pengetahuan.

Sedikit catatan, salah satu alasan mengapa saya juga termasuk orang yang menginginkan Bahasa Indonesia dinaikkan derajat lebih lanjut adalah untuk membiasakan kita untuk mendeskripsikan sesuatu dengan jelas dalam bahasa lisan yang dekat dengan bahasa tulisan. Tentang halangan bahasa ini lebih lanjut tidak saya bahas karena ini bukan karya ilmiah dan itu bukan tujuan saya menulis tulisan ini.

Untungnya, seperti halnya teknologi lainnya, teknik pendokumentasian memiliki solusi sederhana dalam menemukannya di hati manusia: PERSONALISASI.

Personalisasi memberikan perasaan memiliki terhadap teknologi. Personalisasi menghilangkan persepsi alienasi terhadap suatu teknologi. Personalisasi membuat penerimaan terhadap sebuah teknologi. Perasaan-perasaan ini yang membuat nyaman manusia sehingga ia menggunakan teknologi tersebut secara aktif.

Dari sana, saya mendapatkan ide dalam hal proses pendokumentasian. Sebuah pengetahuan terdokumentasi sebaiknya melewati fase-fase evolusi. Berikut proses evolusi yang saya dapatkan waktu itu (microblogging belum ada):

  1. Pemilik pengetahuan tacit mengggunakan proses pendokumentasi yang terpersonalisasi seperti forum dan blog. Ini disebut zona informal tak terstruktur.
  2. Para pengumpul pengetahuan kemudian menangkap pengetahuan-pengetahuan ke struktur dokumentasi semi formal dan terstruktur. Instan dari perkakas ini adalah WIKI. Ini adalah zona semi formal terstruktur.
  3. Kemudian, pengetahuan yang sudah terdokumentasikan dalam WIKI dikumpulkan dan diformalkan menjadi bahasa formal semisal whitepaper, jurnal ilmiah, dan manual. Inilah zona formal terstruktur.

Tentu saja, dalam setiap tiga zona tersebut (zona informal tak terstruktur, semi formal tak terstruktur, dan formal) ada proses internal masing-masing zona dalam penciptaan, transfer, dan sintesis pengetahuan.

Uh, kok, tulisan ini jadi kayak paper, yah? 🙂

Pendokumentasian dengan Personalisasi

Pendokumentasian dengan Personalisasi

Belum ada microblogging pada masa lalu. Jadi, ketika saya katakan blog adalah blog yang konvensional yang tidak memiliki batas jumlah huruf.

Blog memiliki sifat berikut:

  1. Personal.
  2. Mendukung interaksi pembaca.
  3. Biasanya bahasa tidak terkungkung.

Berbeda dengan forum, blog selalu dimulai dengan pembagian sebuah pengetahuan. Hal ini membuat diskusi non-formal yang terjadi lebih bersifat menyempurnakan pengetahuan yang dibagikan. Hal ini membuat pengetahuan tersebut menjadi lebih lengkap.

Blog ditulis secara kronologis karena mendeskripsikan konsep jurnal. Berbeda dengan jurnal jenis lainnya, blog memiliki informasi meta yang membantu dalam penemuan kembali. Informasi meta ini dapat berfungsi sebagai query dalam menyintesis pengetahuan dari sekumpulan tulisan terdahulu. Contoh informasi meta yang umum adalah tanggal, kategori, tag, HTML meta, permalink, bahkan properti semantik seperti RDF dan sebagainya. Sebagian dari informasi meta tersebut dibuat secara otomatis oleh mesin blog dan bahkan transparan bagi manusia. Beberapa mesin blog memanfaatkan meta informasi ini untuk menghasilkan tautan antar tulisan. Hal ini menghasilkan navigasi pengetahuan yang lebih baik.

Untuk manusia biasanya digunakan dua informasi meta: kategori dan tag. Kategori adalah sebuah informasi meta yang membedakan setiap tulisan dalam ranah berbeda. Kategori berguna untuk melihat tipe-tipe tulisan yang ada. Sedangkan tag adalah informasi meta yang terdiri atas kata-kata kunci (keywords) yang ada dalam tulisan yang ditulis. Tag berguna untuk mencari tulisan-tulisan yang berhubungan dengan sebuah pengetahuan.

Dengan sifat pendokumentasian yang mudah dan penemuan kembali yang mudah, blog memiliki keuntungan dibandingkan alat pendokumentasi yang lain.

Kesimpulan

Jadi, blog ada bukan karena tren sesaat. Blog juga ada bukan karena ranking. Blog ada agar sivitas akademika Universitas Indonesia dapat mendokumentasikan pengetahuannya dan membagikan pengetahuan tersebut kepada orang lain. Dan dalam waktunya, melalui berbagai pengetahuan yang terkumpul tersebut, mereka dapat membuat paper ilmiah, menghasilkan ide usaha profit mau pun nonprofit, atau sekedar berefleksi untuk menentukan keputusan hidup.

Bisa jadi, mungkin ada ide lain yang sebelumnya tidak terpikirkan.

Blog Bukan Tren Sesaat℠


℠ Blog bukan tren sesaat is an unofficial service mark from Universitas Indonesia’s Admin for a service to answer what is the use of blog service. [JOKE]

NB: Maaf, saya sudah memotong sebisa mungkin. Kemungkinan ada tulisan-tulisan yang tidak nyambung. Mohon komentar apa bila ada yang hendak ditambahkan atau ditanyakan.